Gérer les comptes

Accompagnez l’arrivée ou le départ d’une personne en gérant son compte Spine : invitation, rôle et fermeture de l’accès. Les documents accessibles se règlent séparément par les espaces de travail : le rôle d’administrateur ne donne pas à lui seul accès à leur contenu.

Avant de commencer. Utilisez un compte Administrateur pour gérer les comptes de votre entreprise. Préparez l’adresse e-mail et le rôle de la personne à inviter.

Choisir le rôle

Choisissez un profil selon le rythme d’usage de la personne et les responsabilités que vous lui confiez. Occasionnel accompagne une contribution ponctuelle ; Membre, le travail au quotidien ; Administrateur, le pilotage de l’environnement de l’équipe.

Un socle commun pour avancer dans le travail

Les trois profils partagent le même socle de travail : échanger avec l’assistant, retrouver et enrichir des documents, organiser des projets et collaborer dans les espaces. Pour les outils connectés, les automatisations et les calculateurs, les fonctionnalités activées et les droits accordés déterminent ce que chaque personne peut utiliser.

Le rôle Administrateur ajoute la possibilité d’inviter et de gérer les comptes, de définir les accès et les outils disponibles, d’adapter le cadre commun et de suivre la consommation de l’entreprise. Il dispose des mêmes usages et du même quota de référence qu’un Membre.

À savoir

Un Occasionnel peut utiliser jusqu’à 1 000 crédits pris dans l’enveloppe commune. Les crédits indiqués sont des références par cycle ; le quota applicable est affiché dans Consommation. Le MCP reste soumis aux autorisations de l’entreprise et aux accords de la personne.

Lire les trois profils en texte

• Occasionnel — contribuer ponctuellement : travail avec l’assistant et les documents accessibles, sans MCP ; jusqu’à 1 000 crédits pris dans l’enveloppe commune.
• Membre — travailler au quotidien : les usages du socle commun et le MCP selon les autorisations ; 10 000 crédits de référence par cycle.
• Administrateur — piloter l’équipe : les usages d’un Membre, plus la gestion des comptes, des accès, des outils et le suivi de la consommation ; 10 000 crédits de référence par cycle.

Vous ne pouvez pas donner un rôle supérieur au vôtre, ni changer votre propre rôle. Occasionnel se choisit à la création : on ne peut pas transformer ensuite un compte existant en occasionnel. Pour un rôle plus élevé, l’écran demande confirmation.

Inviter une personne

1. Ouvrez Préférences → Entreprise → Comptes. Recherchez d’abord la personne par nom ou adresse e-mail pour éviter un doublon.
2. Cliquez sur Ajouter quelqu’un en pied de liste, puis renseignez son nom, son adresse et le rôle proposé adapté.
3. Si la connexion Microsoft est configurée, choisissez cette voie pour une personne qui dispose du compte correspondant, ou Par lien pour un prestataire sans ce compte.
4. Cliquez sur Créer et inviter. Spine envoie l’invitation ; vous n’avez pas de mot de passe à transmettre.

L’invitation par lien est valable sept jours. Par exemple, créez un compte Membre pour Léa, puis ajoutez-le à Commercial : elle dispose déjà de son personnel et du Commun, mais pas automatiquement des autres espaces d’équipe.

Retrouver un compte et son historique

La liste affiche six comptes à la fois. Utilisez Afficher plus, la recherche ou le mot cliquable de la phrase Triés par nom pour choisir Par nom ou Par date de création. La recherche ignore les accents ; le compteur indique combien de comptes correspondent. Le menu des trois points de chaque ligne propose les changements de rôle autorisés et l’historique du compte : qui l’a créé, renommé, changé de rôle ou désactivé.

Le bouton Renvoyer l’invitation concerne les personnes qui ne sont jamais entrées. Il permet aussi une invitation par lien quand le SSO est activé. Si la création a réussi mais que l’e-mail a échoué, renvoyez l’invitation depuis le compte existant.

Fermer un accès

Désactiver coupe la connexion sans supprimer les contributions partagées. Spine protège le dernier compte actif pouvant administrer : prévoyez une succession avant le départ.

Après une désactivation, le compte disparaît de votre liste et vous ne pouvez pas le réactiver depuis cet écran. Avant de confirmer, vérifiez que vous souhaitez bien fermer cet accès. Pour un retour, faites examiner la réactivation du compte existant en utilisant le recours au support. Le parcours personnel Supprimer mon compte annonce aussi un délai d’effacement de l’identité.

Préparer les comptes avec l’assistant ou par MCP

Avec votre compte Administrateur, demandez par exemple « Crée le compte Membre de Léa Durand, lea@exemple.fr, et envoie son invitation ». L’assistant peut créer un compte, corriger son nom, renvoyer l’invitation ou désactiver un accès autorisé. Un client MCP peut aussi le faire si vous lui avez ouvert ces actions.

Ces outils attribuent au plus le rôle Membre. Pour promouvoir une personne en Administrateur, ou intervenir sur un compte dont le rôle demande ce niveau, utilisez l’écran Comptes. Ils ne changent pas votre propre rôle et ne désactivent pas votre compte. Ces actions ne s’utilisent pas dans une automatisation. Préparez la relève du dernier administrateur avant une désactivation.

Contrôlez le compte dans la liste et son historique : l’origine assistant ou MCP y est indiquée. Un e-mail récapitule les créations et modifications faites par un outil en votre nom. En cas d’erreur d’envoi, vérifiez le compte déjà créé avant de recommencer.