Travailler dans les espaces

Réunissez les documents d’une équipe dans un espace pour travailler avec les bonnes personnes. Il convient à un groupe qui doit accéder au même périmètre : l’équipe commerciale, la direction ou les personnes travaillant sur un client. Les documents placés dans cet espace deviennent accessibles à ses membres.

Pour organiser le contenu, utilisez les projets, dossiers et relations. Il n’est pas nécessaire de créer un espace par projet si les mêmes personnes doivent voir l’ensemble du travail. Inversement, relier une note à un projet ne lui donne pas automatiquement le même public : chaque fiche conserve son espace.

Choisir où ranger un document

Personnel : ce que vous gardez pour vous. Cet espace ne peut pas être partagé avec un collègue.
Commun : ce qui est destiné à tous les comptes de l’entreprise.
Un espace partagé nommé : ce que seuls les membres de ce groupe doivent consulter.

Avant de déposer un fichier, de faire créer une note ou de déplacer une fiche, vérifiez l’espace choisi. Par exemple, préparez une note personnelle puis déplacez-la dans l’espace de l’équipe lorsqu’elle est prête à être partagée. Contrôlez alors les personnes qui auront accès au document.

Vérifier les membres

Dans Réglages → Espaces de travail, ouvrez Qui y accède pour consulter les membres d’un espace partagé. Si une personne ne voit pas une fiche, vérifiez ensemble son espace avant de créer une copie ou de déplacer le document.

Un administrateur peut ajouter ou retirer des personnes depuis cette liste. Ajouter quelqu’un ouvre une recherche par nom ou email parmi les comptes existants ; choisissez la personne dans les résultats. Il peut gérer les accès d’un espace sans en lire les documents tant qu’il n’en est pas membre. La création, le renommage et l’archivage d’un espace passent par une demande à l’assistant faite par un administrateur ; précisez le périmètre et les personnes concernées. Voir Espaces et accès.

Ranger un espace qui ne sert plus

Lorsqu’un groupe a terminé son travail, l’administrateur peut demander d’archiver l’espace. Les membres perdent sa visibilité et celle de son contenu. L’administrateur le retrouve dans Les espaces rangés et peut cliquer sur Rouvrir.

Si vous n’avez que la lecture

La pastille Lecture seule dans Qui y accède indique que vous pouvez consulter cet espace sans modifier ses documents. Pour y corriger une fiche ou y déposer un fichier, demandez à un administrateur de passer votre accès en Modification. Un dépôt demandé vers un espace que vous ne faites que lire est orienté vers votre personnel ; contrôlez la destination obtenue avant de partager.

Le Commun affiche Toute l’entreprise : ses accès sont automatiques et n’ont pas de liste de membres à compléter.