Retrouver un document

La Bibliothèque est le point d’entrée pour parcourir les documents auxquels vous avez accès : notes, fichiers, projets, tâches et autres types de votre entreprise. Elle est utile quand vous savez quelle sorte de pièce vous cherchez, ou quand vous voulez examiner ce qu’un espace contient.

Pour retrouver un document par quelques mots, utilisez plutôt la recherche globale. Pour revoir souvent la même sélection de fiches avec vos colonnes et vos critères, créez un tableau.

Réduire la liste

Dans la barre au-dessus de la liste, choisissez le type de document puis l’espace dans la phrase Afficher… de…. Quand le type possède des natures, la liste les regroupe pour faciliter la lecture. Par exemple, choisissez les notes de l’espace Commercial pour retrouver les comptes rendus de l’équipe.

Chaque ligne donne le type, la nature, le statut, l’espace et la date utile avant l’ouverture.

La liste charge les documents par groupes de 50 au fil du défilement. Pour retrouver une pièce, utilisez le champ de recherche de la Bibliothèque : il garde les filtres de type et d’espace et indique le nombre de résultats. Précisez votre recherche si elle atteint 1 000 résultats.

Ouvrez une ligne pour lire sa fiche. Si un document manque, vérifiez les deux filtres et les archives : en bas de la liste, Les afficher fait apparaître les documents archivés. Un document dans un espace auquel vous n’avez pas accès reste invisible ; demandez alors à votre administrateur de vérifier l’accès.

Ajouter des documents

1. Cliquez sur Ajouter — le bouton + sur téléphone.
2. Choisissez les fichiers et vérifiez leur espace de destination avant l’envoi.
3. Attendez la fin du dépôt, puis ouvrez les fiches pour contrôler leur contenu.

Sur le web, vous pouvez aussi déposer plusieurs fichiers directement sur la liste. Ils prennent alors l’espace sélectionné dans le filtre ; si le filtre est tous les espaces, le dépôt se fait dans votre espace personnel. Utilisez Ajouter quand vous devez choisir explicitement la destination.

Dans la fenêtre d’ajout, chaque fichier affiche sa progression et son résultat. Si un dépôt échoue, sélectionnez à nouveau le fichier concerné ; les autres dépôts réussis restent présents. Un fichier reste consultable même si aucun texte n’a pu en être extrait. Pour un CSV, Spine tente de créer une base de données. Le message Déposé comme fichier : … indique que le CSV a été conservé comme fichier à la place : consultez la raison indiquée avant de retenter Transformer en base de données depuis sa fiche. Cette transformation permet aussi de partir d’un Excel déjà déposé. Reliez ensuite la fiche au projet, au client ou au dossier concerné pour la retrouver depuis ces documents.

Du fichier déposé au contenu retrouvable

Spine extrait le texte des fichiers pour vous aider à en retrouver le contenu. Ce texte alimente la recherche : vous pouvez retrouver une information contenue dans un document, même si elle n’est pas dans son titre. Le résumé aide à identifier la bonne pièce sans ouvrir tous les fichiers.

Lorsque la reconnaissance de texte est disponible, les pages de PDF difficiles à lire passent ensuite par une reconnaissance automatique, appelée OCR. Les images peuvent également en bénéficier. Vous pouvez déjà consulter le document pendant ce traitement. Vérifiez son état de lecture avant de demander une analyse qui porte sur l’ensemble du contenu.

Si la fiche signale une lecture partielle, ouvrez l’original avant de conclure qu’une information est absente. Vous pouvez corriger le texte extrait lorsqu’il contient une erreur, sans modifier le fichier original. Les grands tableurs ont un aperçu limité : voir Dicter et joindre des fichiers. Dans cet aperçu, ⏎ représente un retour à la ligne dans une cellule ; une date sans heure utile apparaît sans minuit. Cet affichage ne change pas les valeurs du fichier. Ouvrez l’original pour contrôler sa mise en page ou ses formules.

Lier un dossier qui reste sur Drive ou sur le NAS

Choisissez ce parcours pour retrouver un dossier Google Drive, OneDrive / SharePoint ou Synology Drive depuis Spine sans y recopier tous ses fichiers. Le module doit être disponible et votre compte connecté doit avoir accès au dossier d’origine. Si nécessaire, commencez par brancher votre compte.

1. Dans la fenêtre Ajouter, choisissez la source Google Drive, OneDrive ou Synology Drive.
2. Parcourez les dossiers de votre compte, les éléments partagés ou les espaces collectifs proposés. Pour Synology, choisissez Dossiers d’équipe ou Mon Drive lorsque celui-ci est disponible. Les fichiers sont visibles, mais seuls les dossiers peuvent être liés.
3. Vérifiez l’espace Spine de destination, puis Lier ce dossier.
4. Ouvrez la fiche créée : elle conserve la liste du premier niveau au jour du lien. Demandez à l’assistant de consulter le dossier pour une lecture à jour.

La fiche conserve un repère du dossier au moment où vous le liez. Pour suivre son contenu actuel, demandez à l’assistant de le consulter dans son service d’origine ; la liste conservée ne se synchronise pas automatiquement. Les noms listés deviennent visibles aux personnes qui voient la fiche Spine, même si leurs comptes n’ouvrent pas ces fichiers. La lecture effective chez Google, Microsoft ou Synology utilise les droits de la personne qui la demande.

Pour analyser un long PDF ou un tableur resté dans un de ces services, demandez à l’assistant de le lire puis de travailler sur le fichier complet. Sa copie de travail est personnelle et temporaire ; les droits et la version source sont revérifiés à la réutilisation. Pour conserver un résultat produit dans le Chat, utilisez Garder dans la bibliothèque. Vous pouvez aussi demander de copier un fichier de Spine vers Google Drive ou le NAS.