Comprendre une fiche
Ouvrez une fiche pour faire le point sur un document, mettre à jour son suivi et retrouver ses éléments liés. C’est la page du document dans Spine. Le mot « document » désigne aussi une tâche, un projet, une personne ou une conversation : il ne se limite pas aux fichiers PDF ou Word. La fiche réunit ce que vous devez savoir pour comprendre cet élément, agir dessus et retrouver ce qui s’y rapporte.
Le type indique ce que vous regardez : projet, tâche, note, fichier… La nature précise sa catégorie, par exemple « Mission client » pour un projet. Le statut indique où il en est. L’espace dit avec qui il est partagé. Changer une nature ne transforme pas une tâche en projet.
Dans l’exemple ci-dessous, choisissez Résumé, Propriétés ou Éléments liés pour comprendre le rôle de chaque zone.
Projet
Préparer le séminaire de septembre
Le lieu est réservé. Il reste à confirmer le programme et les besoins de transport avant le 18 septembre.
Lire une fiche pour agir
Section intitulée « Lire une fiche pour agir »Commencez par le titre, le statut et le résumé lorsqu’il est présent. Le résumé aide à s’orienter ; ouvrez le contenu ou le fichier original pour vérifier un détail avant de vous en servir.
Un résumé marqué figé conserve le texte choisi même si le contenu change. Pour retrouver la rédaction automatique, demandez son effacement.
Les propriétés dépendent du type : la Fin visée d’un projet sert à suivre le résultat attendu, l’Échéance d’une tâche à savoir quand l’action est due. Les champs peuvent différer selon la configuration de votre entreprise.
La zone Suivi par indique qui suit le document. Ouvrez Voir pour consulter la liste, puis utilisez Retirer sur la ligne de la personne ou Me retirer sur la vôtre. Ce geste change le suivi, sans retirer les droits d’accès à l’espace. Elle sert notamment à retrouver ses tâches et à recevoir les notifications concernées. Elle est distincte de l’accès : toutes les personnes autorisées dans l’espace peuvent consulter la fiche, même si elles ne la suivent pas. Voir les notifications.
Se concentrer sur le contenu
Section intitulée « Se concentrer sur le contenu »Pour lire une note ou une page sans les propriétés de sa fiche, choisissez Agrandir au-dessus du contenu. La flèche accompagnée du titre permet de revenir à la fiche. Pour une procédure que vous consultez souvent, l’étoile de cette vue permet d’Ajouter le contenu aux favoris. Son raccourci rouvrira le contenu avec la navigation de Spine à portée. L’étoile à côté du titre de la fiche conserve plutôt l’accès à la fiche complète. Voir choisir ce qu’un favori ouvre.
Dans une page HTML, les liens de document Spine ouvrent les documents dans l’instance où vous travaillez : vous pouvez ainsi passer d’une note de repères à la fiche d’un projet. Pour un lien vers un site, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone, vérifiez la destination proposée puis confirmez pour continuer. Les raccourcis de recherche et de discussion restent disponibles pendant cette lecture, sauf si la page utilise elle-même ces touches.
Ce que vous pouvez modifier
Section intitulée « Ce que vous pouvez modifier »Selon vos droits, vous pouvez renommer la fiche, changer son statut, sa nature ou son espace, modifier son corps, l’ajouter aux favoris, puis l’archiver ou la restaurer.
L’activité récente permet de comprendre qui a créé ou modifié la fiche. Les révisions disponibles dépendent du type. Pour conserver une version téléchargeable d’un fichier avant de le remplacer, téléchargez-la d’abord. Les gestes sont détaillés dans Modifier ou archiver un document.
Les relations
Section intitulée « Les relations »La section Éléments liés regroupe les relations par type : tâches, personnes, entreprise cliente, fichiers ou conversations associés. Par exemple, le compte rendu d’une réunion peut être lié au projet et au client : c’est la même note, accessible depuis plusieurs fiches.
Filtrez la liste pour retrouver ce qui vous intéresse. Pour établir une relation, utilisez Lier à… lorsqu’il est proposé, ou demandez à l’assistant : « Relie ce compte rendu au projet Refonte et à la société Atelier Tuile. » Un lien n’accorde pas l’accès à l’autre document ; son espace continue de déterminer qui le voit.
Pour travailler sur le contenu de la fiche avec l’assistant, utilisez son champ de discussion : la pastille de contexte reprend le document ouvert. Vous pouvez ainsi demander une explication ou une mise à jour sans recopier toute la fiche.