Publier un artefact
Un artefact est une version figée d’un document, publiée pour être partagée par un lien. Vous choisissez qui peut l’ouvrir et pendant combien de temps, par exemple pour transmettre un compte rendu à relire sans ouvrir tout son dossier.
Modifier le document d’origine ne change pas l’artefact déjà publié. Vous pouvez continuer à travailler sur le document dans Spine : ces modifications ne sont pas reportées dans la version publiée. Pour les partager, vous devez la republier.
Avant de commencer. Vous devez pouvoir modifier le document, et son type doit autoriser la publication. Les notes, les PDF et les images PNG, JPEG ou WebP suivent ce parcours ; les pages interactives ne se publient pas. Si Public n’est pas proposé, demandez à votre administrateur si les liens publics sont autorisés pour votre entreprise.
Choisir le public et la durée
Section intitulée « Choisir le public et la durée »- Ouvrez la fiche non archivée et choisissez Publier en haut.
- Dans Accès, choisissez l’espace du document, Tous les collaborateurs ou Public.
- Choisissez 1 jour, 7 jours, 30 jours ou Sans fin.
- Relisez le contenu et le public choisi, puis confirmez Publier.
- Dans la fenêtre Publiée, utilisez Copier pour transmettre le lien.
| Accès | Qui peut ouvrir l’artefact |
|---|---|
| L’espace du document | Les personnes connectées membres de cet espace. |
| Tous les collaborateurs | Les personnes dont le compte Spine est actif dans l’entreprise. |
| Public | Toute personne qui possède le lien, sans connexion à Spine. |
Choisissez Public seulement pour un contenu que vous acceptez de rendre accessible sur Internet. L’artefact se partage indépendamment des accès au document d’origine. Son retrait ne récupère pas les copies déjà enregistrées par les destinataires.
Actualiser ou retirer l’artefact
Section intitulée « Actualiser ou retirer l’artefact »Depuis le bandeau de publication, choisissez Voir, puis Modifier et Republier pour remplacer l’artefact par une version à jour du document. La durée repart de cette nouvelle publication et son adresse change : transmettez le nouveau lien.
Retirer la publication ferme l’accès par ce lien sans supprimer le document de la Bibliothèque. Archiver ou déplacer le document retire également sa publication. Après une erreur, vérifiez le bandeau et le lien avant de recommencer.
Votre destinataire consulte ainsi l’artefact que vous avez choisi de transmettre. Pour poursuivre le travail avec l’équipe sur le document vivant, préférez les espaces et leurs accès.