Organiser et suivre son courrier

Repérez les messages qui demandent une action, préparez leur traitement et comprenez pourquoi un mail est classé dans une case. Courrier rassemble vos boîtes, vos priorités et les automatismes que vous choisissez de mettre en service.

Avant de commencer. Branchez votre compte Google Workspace ou Microsoft 365 parmi les outils activés pour votre entreprise. Ouvrez le menu à votre nom, puis Préférences → Vous → Courrier. Cette rubrique dépend de la mise en service du courrier pour votre entreprise ; si elle manque, demandez à votre administrateur de vérifier sa disponibilité. Pour trier les messages, le tri de l’entreprise doit aussi être allumé. Le contenu des mails est alors envoyé chez OpenAI.

Retrouver un message et comprendre sa case

1. Dans Mails triés, cherchez l’objet ou l’expéditeur.
2. Utilisez le filtre Afficher pour choisir une case ou Non trié. Suivant et Précédent parcourent les pages.
3. Ouvrez le message. Le panneau présente son contenu et, lorsqu’il est classé, Pourquoi cette case : importance, urgence et réponses qui expliquent le choix.
4. Dépliez Voir toutes les réponses pour examiner les autres éléments du classement.

Le classement vous aide à choisir votre prochaine action ; relisez le message avant de vous appuyer sur son urgence. Non trié indique qu’aucune case n’est attribuée, sans signifier que le message est sans intérêt. Ce tableau se consulte ; pour répondre ou agir, demandez le travail à l’assistant ou ouvrez votre messagerie.

Pour conserver un message utile au projet, demandez à l’assistant de le garder comme document dans l’espace souhaité et de le relier au projet. Vérifiez l’espace avant de partager : le message conservé devient lisible par les personnes qui y ont accès. Ouvrez la fiche créée pour contrôler ce qui a été gardé.

Adapter les priorités à votre travail

Dans Mes boîtes, choisissez la boîte si vous en avez plusieurs. Ce qui compte pour vous permet de donner davantage ou moins de poids aux sujets, par exemple les clients ou les achats. Les réglages de vos boîtes personnelles suivent vos préférences. Pour une boîte partagée, le réglage concerne la boîte et demande les droits d’administration.

La date de dernière synchronisation et les erreurs permettent de repérer un accès à rétablir. Si le compte est à rebrancher, ouvrez Mon assistant → Ses outils, puis le fournisseur concerné. Un message récent peut encore être absent pendant une récupération : vérifiez dans la messagerie avant de conclure qu’il manque.

Mettre un travail en service

Les quatre automatismes ont des effets différents :

Automatisme	Ce qu’il prépare ou change
Faire maintenant	Prépare le travail et les brouillons.
Planifier	Crée une tâche à la date du mail.
Déléguer	Prépare un brouillon de délégation.
Ranger	Marque comme lus et archive les messages sans enjeu.

Activez seulement les travaux que vous souhaitez confier à Spine. Vérifiez la cadence affichée et relisez les premiers résultats, notamment avant de laisser Ranger modifier l’état de vos mails. Les trois premiers passent par défaut toutes les cinq minutes, Ranger chaque jour à 18 h ; la cadence indiquée pour votre automatisation fait foi. Ouvrez ensuite Automatisations pour suivre les exécutions.

Trier mes mails coupe ou rallume le tri de vos boîtes personnelles. Le couper arrête aussi leurs automatismes ; les boîtes partagées conservent le tri de l’entreprise. La recherche et la lecture directes restent possibles avec le compte branché.

Ajouter une boîte Microsoft partagée

Branchez d’abord votre compte Microsoft et faites vérifier votre accès à la boîte dans Microsoft 365. Dans Mes boîtes, renseignez Ajouter une boîte partagée, puis Ajouter. Spine contrôle votre accès ; la confirmation distingue une nouvelle boîte d’une boîte déjà lue.

Après l’ajout, attendez la synchronisation annoncée avant de rechercher ses messages. Le rôle Administrateur de Spine ne donne pas accès au courrier d’autrui.

Vous retrouvez ainsi vos messages, leurs priorités et le travail programmé au même endroit. Gardez votre messagerie à portée pour relire et envoyer les brouillons préparés.