Faire évoluer les types

Dans Spine, un projet, une note, un fichier ou une tâche sont des documents. Leur type indique à quoi ils servent et les informations qui les décrivent. Décrivez votre besoin à l’assistant : il vous aide à utiliser le type adapté.

Reconnaître les grandes familles de documents

Organiser un travail ou un sujet

• Projet : un travail avec un résultat et une fin, comme le lancement d’un site.
• Dossier : un sujet suivi dans la durée, comme vos fournisseurs.
• Tableau : une sélection de fiches à retrouver ensemble, comme les tâches en retard.

Conserver et exploiter des informations

• Note : un texte à rédiger et à relire, comme un compte rendu.
• Fichier : une pièce déposée, comme un contrat signé.
• Base de données : des lignes à interroger, comme des relevés de chantier.

Faire travailler l’assistant

• Compétence : une façon de faire à réutiliser, comme préparer un devis.
• Automatisation : une consigne planifiée, comme suivre les échéances chaque matin.
• Calculateur : un calcul réutilisable, comme calculer une marge.

Les types disponibles se consultent dans Types de documents. Avant d’en créer un, vérifiez si un type existant répond au besoin.

Avant de commencer. Chacun peut consulter cette liste. Un compte Administrateur est nécessaire pour faire créer ou modifier un type avec l’assistant : sa configuration est commune à toute l’entreprise. Les espaces continuent de déterminer qui voit les documents.

Le cas du parc de véhicules ci-dessous montre comment adapter les éléments d’un type à votre travail.

Partir d’un cas de travail

Pour un parc de véhicules, vous voulez préparer les contrôles et retrouver le conducteur de chacun. Vérifiez d’abord si un type existant convient.

Ce que vous voulez suivre	Où le mettre	Exemple pour le parc
Un objet qui a sa propre vie	Un type, puis une fiche par objet	Une fiche par véhicule
La sorte d’objet	Une nature	Utilitaire ou Voiture
Son état actuel	Un statut	En service ou À entretenir
Une valeur à comparer ou à filtrer	Une propriété	Kilométrage, date du prochain contrôle
Un autre objet déjà décrit	Un lien vers sa fiche	Le véhicule est confié à un collaborateur
Une explication libre	Le corps de la fiche	Consignes d’utilisation, incidents constatés

Une entreprise à la fois cliente et fournisseur reste une seule entreprise. Pour des rôles cumulables, préférez des choix multiples ou des liens ; une nature ne décrit qu’une sorte à la fois.

Ouvrir le détail et préparer le changement

Ouvrez Types de documents, recherchez le type, puis sélectionnez-le. Lisez Quand l’employer ?, puis repérez ce qui doit changer. Pour un type absent, choisissez Un nouveau type de document.

Le détail présente la configuration ; demandez ses évolutions à l’assistant dans le champ de discussion. Espace favori dispose aussi d’un sélecteur pour les administrateurs.

Définir les statuts et les natures

Le statut répond à « où en est cette fiche ? ». La colonne Compte comme indique comment Spine interprète votre vocabulaire : à faire, en cours, terminé ou abandonné. Pour le parc, En service peut compter comme en cours et Sorti du parc comme terminé. Ce choix donne un sens commun aux états, au-delà de leur nom.

La nature répond à « de quelle sorte s’agit-il ? » : un Utilitaire peut être À entretenir. Changer son état ne change pas sa sorte. La coche Par défaut indique la valeur proposée à la création ; elle ne change pas les fiches existantes.

Pour retirer un statut, vérifiez qu’aucune fiche ne le porte, y compris parmi les archives, et choisissez d’abord un autre défaut si nécessaire. Un cadenas signale un statut utilisé par Spine : son libellé peut changer, mais il ne se retire pas. Certaines règles de suivi des types livrés par Spine restent également protégées.

Choisir les propriétés et les liens

Créez une propriété quand sa valeur doit servir à un filtre, un tri ou un calcul. Gardez dans le texte ce qui demande une explication, plutôt que de multiplier les champs.

Information	Choix utile	Ce que cela permet
Immatriculation	Texte	Conserver des lettres, chiffres et séparateurs
Prochain contrôle	Date	Retrouver les véhicules à contrôler sur une période
Kilométrage	Nombre	Comparer des valeurs, sans ajouter « km » dans chaque saisie
Équipements	Plusieurs choix	Indiquer à la fois galerie, attelage ou autres équipements
Conducteur	Relation vers un collaborateur	Retrouver sa fiche plutôt que recopier son nom et ses coordonnées

Une relation a un sens dans chaque direction : le véhicule est confié à un collaborateur, et le collaborateur utilise un véhicule. Les types proposés indiquent les fiches que cette relation peut relier ; cela ne crée aucun lien entre les fiches à votre place.

Immuable signale une valeur qui ne se modifie pas comme un champ ordinaire. Hors de la fiche décrit un champ non affiché : ce n’est pas un droit de confidentialité. Pour protéger l’accès aux données, utilisez les espaces et leurs accès.

Ajouter une propriété ne remplit pas les anciennes fiches. Une reprise de leurs données se demande séparément, avec une source connue. Une propriété retirée de la saisie reste identifiable sur les anciennes valeurs conservées ; retirez d’abord un choix des fiches concernées avant de demander sa suppression dans une liste de choix.

Choisir le résumé et la recherche par le sens

Ces deux réglages répondent à des besoins différents. Vous pouvez en activer un sans activer l’autre.

Résumer pour reconnaître une fiche

Le résumé automatique aide à comprendre de quoi parle un texte sans l’ouvrir en entier. Il convient à un compte rendu, une note ou une procédure dont les idées importantes se trouvent dans le corps.

Pour une facture décrite par son numéro, son fournisseur et ses montants, ou un véhicule suivi par ses champs, la génération peut apporter peu d’information supplémentaire.

Désactiver cette génération conserve les résumés existants. Cela ne supprime ni le texte ni les champs des fiches. Si vous la réactivez, la génération reprend selon le contenu disponible ; elle n’est pas une réécriture instantanée de toutes les fiches. Un résumé que vous avez fait modifier reste figé : pour rendre à Spine sa génération, demandez d’abord son effacement sur la fiche concernée.

Retrouver un document avec une idée

La recherche par le sens aide à retrouver une fiche même si votre question ne reprend pas ses mots exacts. Par exemple, « Que devons-nous préparer avant l’arrivée d’un nouveau collègue ? » peut conduire à une procédure d’accueil. Cette recherche peut fournir à l’assistant les documents utiles à sa réponse ; on parle aussi de recherche sémantique ou de RAG.

Activez-la lorsque les explications du texte sont ce que vous voulez retrouver. Pour des factures recherchées par numéro, des relevés par date ou un inventaire suivi par ses champs, la recherche par mots et les filtres peuvent suffire.

Désactiver ce réglage retire immédiatement les fiches du type des résultats par le sens. Elles restent retrouvables par leurs mots, leurs champs et leurs liens : ce n’est pas un moyen de les cacher à l’assistant. Les accès de chaque personne restent appliqués. À la réactivation, certains résultats reviennent après la reconstruction de leur index ; laissez-la se terminer avant de contrôler la couverture.

Trois choix de départ à adapter

Type et usage	Résumé automatique	Recherche par le sens
Compte rendu : retrouver une décision et son contexte	Utile pour reconnaître la réunion	Utile pour retrouver une idée formulée autrement
Facture : suivre numéro, fournisseur, montant et échéance	Peut rester désactivé si les champs suffisent	Peut rester désactivée pour une recherche par référence et filtres
Véhicule : tenir le parc par son état et ses contrôles	Peut rester désactivé pour ce suivi	À activer si vous voulez aussi retrouver les explications et incidents du texte

Demandez, par exemple : « Pour nos comptes rendus, active le résumé automatique et la recherche par le sens. » Vérifiez ensuite quelques recherches représentatives de votre travail.

Comprendre les autres réglages affichés

Le bloc Réglages permet de lire les choix du type. Demandez leurs évolutions à l’assistant. Le choix de la recherche par le sens se demande aussi dans la discussion ; il n’apparaît pas dans ce tableau.

Repère	Ce qu’il change pour vous
Corps	Une zone de texte rédigé permet de garder des explications. Certains types montrent plutôt un texte extrait, un fil ou aucun corps ; leur mise à jour suit leur parcours propre.
Présentation	L’information mise en avant peut être le contenu, les documents liés, une grille ou une liste de fichiers. Elle dépend du type : le détail d’un projet et celui d’une conversation ne se lisent pas de la même façon.
Historique	Chaque version gardée conserve les versions du contenu ; Les changements d’état décrit un autre suivi, sans promettre toutes les anciennes versions du corps.
Bibliothèque	Masqué par défaut retire le type de la vue initiale. Ses fiches restent accessibles par le filtre de type, la recherche, les liens ou les tableaux. Ce réglage ne change pas leur visibilité par espace.

Un type créé pour votre équipe commence avec une fiche de contenu, un texte modifiable et des versions conservées. Lorsqu’un contenu est géré par sa source et ne propose pas Modifier, utilisez son parcours de mise à jour ; changer le type ne remplace pas ce parcours.

L’aperçu Comment l’assistant cite… montre la carte utilisée dans les réponses du Chat : vérifiez les informations qui aideront vos collègues à reconnaître la fiche.

Proposer un espace aux nouvelles fiches

Choisissez Espace favori dans Où les ranger à la création ?. Pour le parc de l’exemple, Atelier guide propose une destination commune aux nouvelles fiches Véhicule.

Ce choix s’applique quand la demande ne précise pas de destination et que la personne peut écrire dans cet espace. Sinon, la fiche va dans son personnel. Une destination explicitement demandée reste prioritaire. Aucun espace favori revient au personnel par défaut.

Le réglage ne déplace aucune fiche existante et ne donne aucun accès supplémentaire. Les conversations, fichiers déposés, dossiers externes, tableaux et bases de données suivent leur propre parcours de création.

Demander une évolution et vérifier son résultat

Donnez l’usage et les valeurs attendues, puis les éléments à conserver. Pour le parc de cet exemple :

Prépare le type Véhicule pour suivre notre parc : statuts En service, À entretenir et Sorti du parc ; natures Utilitaire et Voiture ; immatriculation, prochain contrôle, kilométrage et équipements. Autorise la relation « est confié à » vers les Collaborateurs. Notre suivi repose sur ces champs : garde le résumé automatique désactivé. Présente-moi les choix avant d’appliquer la configuration.

Une retouche précise peut être appliquée directement. Pour une configuration à concevoir, relisez la proposition et les fiches concernées ; un écran de confirmation n’est pas systématique.

Après application, vérifiez les statuts et les champs du détail, puis une fiche existante et une nouvelle fiche. Contrôlez aussi la recherche et l’espace obtenu. Votre équipe dispose alors des mêmes repères pour renseigner et retrouver ses documents ; un tableau peut les rassembler pour le suivi quotidien.

Autoriser la publication d’un type

Le réglage Publication indique si les documents de ce type peuvent être publiés. Demandez à l’assistant de modifier cette autorisation si le besoin de l’entreprise change. L’autoriser donne aux personnes qui peuvent modifier un document le bouton Publier, pour publier un artefact, une version figée du document, avec un public et une durée choisis. La retirer empêche les nouvelles publications ; elle ne retire pas les copies déjà en ligne. Consultez les publications de l’entreprise pour les retirer si nécessaire.