Comprendre la visibilité

Partagez chaque document avec les bonnes personnes en choisissant son espace. Par exemple, gardez une préparation dans Personnel, puis placez la note prête à diffuser dans l’espace de l’équipe. Relier cette note à un projet aide à la retrouver ; son espace détermine qui la voit.

Trois scènes illustrent qui peut voir un document : Personnel, une personne seule ; Espace partagé, les membres de cet espace réunis autour d’un dossier ; Commun, toute l’entreprise. — À chaque espace, ses destinataires. **Les espaces restent séparés** : appartenir au Commun ne donne accès ni à l’espace Personnel d’un collègue, ni aux espaces partagés dont vous n’êtes pas membre.

Personnel : vous seul pouvez accéder au document. Un cadenas l’indique.
Espace partagé : seuls les membres autorisés de cet espace y ont accès.
Commun : tous les membres de l’entreprise y ont accès.

Votre espace Personnel et votre appartenance au Commun sont automatiques dès la création de votre compte : vous y avez accès dès votre arrivée, sans configuration supplémentaire. L’appartenance au Commun est permanente pour les comptes de l’entreprise.

L’assistant agit avec vos accès. Il ne peut pas lire pour vous un document d’un espace auquel vous n’appartenez pas. Le rôle d’administrateur sert à gérer les comptes et les accès ; il ne donne pas, à lui seul, la lecture du contenu des autres espaces.

Choisir le bon espace

Par exemple, préparez vos questions de réunion dans Personnel, puis rangez la note de décisions dans l’espace de l’équipe. Le reste de l’entreprise n’a pas besoin de voir ce dossier : Commun serait trop large.

Besoin	Espace conseillé
Brouillon, note de préparation, conversation privée	Personnel
Règle ou information utile à toute l’entreprise	Commun
Dossier client ou travail d’une équipe définie	Espace partagé

Vérifier avant de partager

Sur la fiche, lisez la pastille d’espace. Si vous pouvez modifier le document, ouvrez-la puis choisissez un espace dont vous êtes membre. Le déplacement change qui peut accéder à ce document ; ses relations ne donnent pas d’accès supplémentaire et ne déplacent pas automatiquement les documents liés. Pour gérer les membres d’un espace, adressez-vous à un administrateur.

Une nouvelle conversation naît toujours dans Personnel, y compris depuis un projet partagé. Vous pouvez ensuite la déplacer, mais cela donne accès à tout l’historique du fil aux membres de l’espace choisi. Le déplacement peut être refusé si un document de contexte n’est pas accessible à tous les destinataires. Revenir à Personnel ne retire pas ce qui a déjà été lu. Pour ne partager que le résultat, préférez une note distincte.

Distinguer fichier du fil et document conservé

Un fichier joint ou produit dans une conversation reste temporairement dans ce fil et suit ses accès. Déplacer la conversation change aussi qui peut le lire. Il ne devient un document de la Bibliothèque qu’avec Garder dans la bibliothèque… : vérifiez alors l’espace proposé et les liens avant de confirmer. Voir joindre et garder un fichier.

Dans un espace partagé, un accès Lecture seule permet de consulter les documents, sans modifier leurs champs, leurs liens ou leur espace. Le personnel et le Commun restent ouverts en modification à leur titulaire et aux comptes de l’entreprise. Un administrateur gère ces niveaux depuis Qui y accède.