Dicter et joindre des fichiers

La dictée est utile quand il est plus simple de raconter que de taper : un retour de rendez-vous, une idée ou quelques consignes en déplacement. Joindre un fichier fournit à l’assistant la pièce sur laquelle travailler, par exemple un devis à examiner ou un compte rendu à rapprocher d’un projet.

Dicter une demande

Le bouton microphone transforme votre voix en texte avant l’envoi. Cliquez pour commencer, puis arrêtez la dictée et relisez le texte. Corrigez surtout les noms, les dates et les montants avant d’envoyer : c’est cette transcription que l’assistant reçoit comme demande.

Joindre un fichier ou une image

Ouvrez de préférence la fiche du projet ou du document concerné.
Utilisez le bouton d’ajout du champ de discussion. Vous pouvez choisir un document déjà présent dans Spine ou ouvrir l’import de fichiers. Vous pouvez aussi coller directement une image dans le champ ; sur téléphone, l’import propose la caméra ou la photothèque.
Pour des fichiers qui restent dans un service externe, choisissez Google Drive, OneDrive ou Synology Drive lorsque le module est disponible et votre compte branché. Vous pouvez joindre un fichier ou la liste du premier niveau d’un dossier ; le fichier reste une pièce temporaire du fil. Pour un dossier, l’assistant consulte ensuite ses fichiers avec votre compte connecté.
Choisissez les fichiers et attendez la fin de leur transfert. Ils apparaissent au-dessus du champ ; retirez une pièce ajoutée par erreur avant l’envoi.
Ajoutez votre consigne, puis envoyez le message.

Précisez ce que l’assistant doit faire, par exemple :

Ajoute ce compte rendu au projet Atelier Tuile, résume les décisions et crée les tâches qui ont une échéance explicite.

Le fichier reste dans le fil pendant 30 jours, avec les accès de cette conversation. Il n’entre pas automatiquement dans la Bibliothèque et n’apparaît pas dans sa recherche. Les fichiers et graphiques produits par l’assistant suivent le même principe. Un fichier choisi mais jamais envoyé ne reste disponible qu’un jour.

Garder ce qui doit servir après l’échange

Pour conserver un devis à partager avec l’équipe, ouvrez sa carte dans le message, puis Garder dans la bibliothèque…. Vérifiez l’espace proposé et, lorsque le fil part d’une fiche, le lien proposé vers ce projet ou ce document. Cliquez sur Garder, puis ouvrez la fiche créée pour contrôler sa destination et ses liens. Ce document reste dans la Bibliothèque après l’expiration du fichier temporaire.

L’espace proposé reprend celui de la fiche de départ si vous pouvez y écrire, sinon celui du fil ou votre espace personnel. Il doit rester accessible aux personnes qui voient le fil : une destination plus privée que la conversation est refusée. Le geste Télécharger garde une copie sur votre appareil, sans créer de fiche Spine.

À l’approche de l’expiration, la carte annonce le nombre de jours restants. Une pièce disparue propose Ajouter à nouveau. Pour ranger directement des fichiers sans poser de question, utilisez Ajouter dans la Bibliothèque.

Un document déjà dans la Bibliothèque se choisit depuis Contexte ou avec @. Son fichier peut être repris dans le message lorsque son espace est celui du fil ; sinon, il reste un document de contexte soumis aux règles de partage.

Comprendre ce qui a été lu

Un document conservé dans la Bibliothèque garde le fichier original et le texte que Spine a pu en extraire. Une pièce temporaire peut aussi être lue par l’assistant ; sa lecture ne la conserve pas dans la Bibliothèque. Consultez les indications de lecture et ouvrez l’original pour vérifier les passages nécessaires à votre demande.

Pour un tableur volumineux, l’aperçu conserve les colonnes et un échantillon des premières lignes, pas toutes les valeurs. Le fichier original reste disponible. Pour calculer un total sur toutes les lignes, demandez un calculateur qui lit le fichier complet et applique vos règles, puis comparez son résultat à des cas connus.

Selon votre appareil

Sur le web, la dictée utilise les fonctions de Chrome ou Edge et demande l’autorisation du microphone.
Sur iPhone et Android, l’application emploie la dictée native et peut aussi ouvrir l’appareil photo.
Sur macOS, l’application installée propose la dictée depuis son raccourci global.

Pour dicter sur le web, utilisez Chrome ou Edge et autorisez le microphone. Sur macOS, activez aussi la dictée dans Réglages Système → Clavier. Vous pouvez continuer au clavier à tout moment ; sur Windows, le web dans Chrome ou Edge offre également ce parcours.

Préparer un fichier à remettre

Joignez votre source et précisez le livrable : un document Word, un classeur Excel ou une présentation PowerPoint. Demandez par exemple de compléter un modèle avec les données d’un projet, puis de fournir le fichier à relire.

L’assistant peut travailler sur ces formats et produire une pièce téléchargeable dans le fil. Ouvrez-la dans votre logiciel habituel pour contrôler les chiffres, la mise en page et les éléments conservés avant de la transmettre. Télécharger l’enregistre sur votre appareil ; Garder dans la bibliothèque… permet de la retrouver dans Spine après la fin du fil temporaire.

Copier un fichier vers Google Drive ou le NAS

Après avoir relu un devis ou un classeur préparé dans Spine, demandez à l’assistant d’en déposer une copie dans Google Drive ou Synology Drive. Le module doit être autorisé et votre compte branché doit permettre d’écrire dans le dossier choisi.

Indiquez le fichier, le service, le dossier et le nom souhaités, par exemple :

Dépose le classeur Budget Atelier Tuile que tu viens de préparer dans le dossier Budgets 2027 de mon Synology Drive, sous le nom Budget Atelier Tuile à relire.xlsx.

Le dépôt peut reprendre un fichier de la Bibliothèque ou une pièce encore disponible dans le fil, y compris un fichier produit par l’assistant. Il conserve son format et son contenu, sans conversion en document Google. La limite est de 30 Mo par fichier.

Le dépôt crée un nouveau fichier sans écraser un fichier existant. Si le nom est déjà pris, choisissez un autre nom. Précisez toujours le dossier pour retrouver votre copie : Synology le demande ; Google Drive utilise la racine si vous ne donnez aucune destination.

Ouvrez le lien proposé, ou retrouvez le fichier dans le dossier choisi, pour vérifier la copie et son emplacement. Si le résultat d’un dépôt reste incertain, contrôlez le dossier avant de relancer la demande pour éviter un doublon. Les personnes qui pourront ouvrir cette copie dépendent des droits du dossier choisi dans Google Drive ou Synology Drive.

Télécharger un fichier cité dans le fil

Cliquez sur le lien d’un fichier joint ou produit dans la conversation pour le télécharger. Pour le retrouver plus tard depuis une note, conservez-le d’abord dans la Bibliothèque et utilisez le lien du document créé : un fichier temporaire du fil ne remplace pas un document conservé.